Format Order Jastip yang Rapi + Template Rekap Gratis

Contoh format order jastip siap salin, isi wajib postingan open PO, dan template rekap Excel gratis dengan rumus DP, tagihan per pembeli & daftar belanja.

Jawaban singkatnya: format order jastip yang rapi berisi delapan isian: nama, nomor WhatsApp, nama barang (plus link atau foto), varian, jumlah, alamat kirim, pilihan pembayaran (DP atau lunas), dan pilihan bila barang habis. Minta pembeli menyalin format itu saat memesan, lalu pindahkan setiap pesanan ke rekap dengan aturan satu baris untuk satu barang dari satu pembeli. Template rekap Excel gratis di artikel ini sudah berisi rumus total, DP, sisa tagihan, tagihan per pembeli, dan daftar belanja.

Unduh template rekap order jastip (Excel, gratis, tanpa daftar)

Kenapa jastip butuh format order?

Tanpa format, satu pesanan bisa makan lima sampai sepuluh chat: "shade-nya yang mana, kak?", "ukurannya apa?", "dikirim ke mana?". Format order memotong tanya-jawab itu karena pembeli langsung mengirim semua yang kamu butuhkan dalam satu pesan. Hasilnya:

Lebih sedikit salah beli. Varian dan jumlah tertulis jelas, tidak terselip di tengah obrolan.
Rekap lebih cepat. Urutan isian sama dengan urutan kolom rekap, jadi tinggal disalin.
Tagihan lebih tepat. Pembeli sudah memilih DP atau lunas sejak awal.

Contoh format order jastip (siap salin)

Sematkan format ini di postingan open PO, highlight Instagram, atau balasan otomatis WhatsApp Business:

FORMAT ORDER JASTIP SEOUL

Nama:

No. WhatsApp:

Barang (nama + link/foto):

Varian (warna/ukuran/shade):

Jumlah:

Alamat lengkap + kode pos:

Pembayaran: DP 50% / Lunas

Bila barang habis: ganti dengan ... / refund saja

Baris terakhir paling sering terlupa, padahal paling sering memicu salah paham. Dengan jawaban pembeli di awal, kamu langsung tahu harus membeli pengganti atau mengembalikan uang saat barang habis di toko.

Kalau satu pembeli memesan beberapa barang, minta ia mengulang baris Barang, Varian, dan Jumlah untuk setiap barang, bukan menulis semuanya dalam satu baris.

Yang wajib ditulis di postingan open PO

Format order menjawab "apa yang dipesan". Postingan open PO menjawab sisanya, supaya pembeli tidak perlu bertanya ulang:

Periode PO: tanggal buka dan tutup order.
Harga dan fee: harga barang dalam rupiah (atau kurs yang dipakai) dan fee jastip per barang.
Aturan pembayaran: persen DP, kapan pelunasan ditagih, dan batas waktunya.
Kebijakan batal dan barang habis: DP kembali, hangus, atau kembali sebagian.
Estimasi tiba: kapan barang sampai di Indonesia dan kapan dikirim ke pembeli.
Ongkir: ditagih bersama pelunasan setelah berat barang diketahui.

Cara menentukan persen DP dan menagih pelunasan dibahas di artikel Sistem DP & Pelunasan Jastip.

Template rekap order jastip gratis: isinya apa saja?

Template ini satu file Excel berisi lima sheet. Bisa dibuka di Excel, Google Sheets (File → Impor), maupun Excel di HP.

Petunjuk: cara pakai, arti warna kolom, dan rumus yang dipakai.
Trip: nama trip, persen DP, tanggal tutup PO, batas pelunasan, dan biaya lain (bagasi, transport). Di bawahnya ada ringkasan otomatis: jumlah pembeli, nilai pesanan, DP yang sudah masuk, sisa yang harus ditagih, dan estimasi untung.
Rekap Order: satu baris untuk satu barang dari satu pembeli. Kolomnya sama dengan yang dibahas di artikel Rekap Order Jastip: Excel atau Aplikasi?, ditambah kolom DP diminta, dana dikembalikan, dan catatan. Status bayar dan status barang dipilih dari daftar, jadi penulisannya seragam.
Per Pembeli: terisi otomatis. Berisi total belanja, DP yang sudah masuk, ongkir, dan tagihan pelunasan tiap pembeli, lengkap dengan pesan tagihan yang tinggal disalin ke WhatsApp.
Daftar Belanja: terisi otomatis. Berisi total jumlah per barang dan varian, modal belanja, serta berapa yang sudah dibeli, habis, atau belum dibeli. Sheet ini yang kamu buka saat berada di toko.

Cara memakai template rekap order

Isi sheet Trip. Masukkan persen DP (misalnya 50%) dan biaya lain untuk trip ini.
Hapus baris contoh. Empat baris berlatar kuning di Rekap Order hanya contoh.
Salin setiap order ke Rekap Order. Urutan isian format order sama dengan urutan kolom: nama, WhatsApp, barang, varian, jumlah. Isi harga barang dan fee per satuan; total dan DP diminta terhitung sendiri.
Catat pembayaran. Saat DP masuk, isi kolom DP dibayar dan ubah status bayar menjadi DP. Ongkir cukup diisi di satu baris per pembeli.
Belanja dengan Daftar Belanja. Setelah membeli, ubah status barang menjadi Sudah dibeli atau Habis. Kalau habis, isi kolom dana dikembalikan.
Tagih pelunasan dari sheet Per Pembeli. Salin pesan tagihan ke WhatsApp pembeli. Setelah lunas, ubah status bayar barang-barangnya menjadi Lunas; sisa tagihannya otomatis menjadi nol.

Satu aturan penting: tulis nama pembeli dan nama barang dengan ejaan yang sama persis setiap kali. Sheet Per Pembeli dan Daftar Belanja menjumlahkan berdasarkan teks itu, jadi "Serum Vit C" dan "Serum vitamin C" dihitung sebagai dua barang berbeda.

Contoh perhitungan di template

Trip Seoul dengan DP 50% dan tiga pembeli (sama dengan baris contoh di template):

Rina memesan 3 serum vitamin C seharga Rp180.000 dengan fee Rp25.000 per barang. Totalnya (180.000 + 25.000) × 3 = Rp615.000, dan DP yang diminta Rp307.500. Setelah DP masuk dan ongkir Rp18.000 dicatat, tagihan pelunasannya Rp307.500 + Rp18.000 = Rp325.500.
Dinda memesan 2 sunscreen dan 1 lip tint, dan sudah lunas. Lip tint ternyata habis, jadi status barangnya Habis dan Rp110.000 dicatat sebagai dana dikembalikan. Tagihannya Rp0.
Sari memesan 1 serum vitamin C dan belum membayar. Tagihannya (180.000 + 25.000) × 1 = Rp205.000.

Daftar Belanja lalu menunjukkan serum vitamin C harus dibeli 4 buah (3 untuk Rina, 1 untuk Sari) dengan modal Rp720.000, tanpa perlu menghitung dari chat satu per satu. Pesan tagihan untuk Rina di sheet Per Pembeli berbunyi:

Halo Kak Rina, pesanan jastip kamu sudah siap dikirim. Total pelunasan Rp325.500 (sisa harga barang + ongkir). Mohon transfer paling lambat 3 hari dan kirim bukti transfernya ya. Terima kasih!

Kapan format order dan Excel mulai kewalahan?

Format order dan template ini cukup untuk jastip dengan puluhan pesanan per trip. Tanda kamu butuh alat lain: pembeli sering mengirim order yang tidak sesuai format, menyalin chat ke Excel memakan berjam-jam, atau pelunasan sering terlambat ditagih. Perbandingan lengkapnya ada di artikel Rekap Order Jastip: Excel atau Aplikasi?

Format order tanpa salin-tempel dengan MechioApps

Di MechioApps Jastip, format order tidak perlu disalin bolak-balik:

Pembeli mengisi pesanan sendiri di website jastip-mu: memilih barang dan varian, mengisi alamat, membayar DP, dan mengunggah bukti transfer.
Order yang tetap masuk lewat DM cukup ditempel. Sistem menyusun chat order menjadi draf pesanan yang tinggal kamu periksa. Format order di atas tetap berguna: makin lengkap isi chat-nya, makin sedikit yang perlu kamu lengkapi.
Rekap, tagihan pelunasan, dan daftar belanja per trip tersusun sendiri, lengkap dengan pengingat pelunasan otomatis.

Lihat dulu tampilannya dari sisi pembeli di contoh toko jastip, atau mulai dari paket gratis di halaman MechioApps Jastip.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah template rekap ini bisa dipakai di Google Sheets?

Bisa. Buka Google Sheets, pilih File → Impor → Upload, lalu pilih file template. Semua rumusnya memakai fungsi dasar, jadi tetap berjalan di Google Sheets maupun Excel di HP.

Bolehkah memakai Google Form sebagai format order jastip?

Boleh. Google Form membuat isian seragam dan jawabannya langsung masuk spreadsheet. Kekurangannya, pembeli tidak melihat harga atau sisa kuota di form, dan bukti transfer tetap harus dicocokkan manual.

Apa beda format order untuk pre-order dan ready stock?

Untuk ready stock, barangnya sudah ada, jadi cukup nama, varian, jumlah, alamat, dan pembayaran (biasanya lunas). Untuk pre-order, tambahkan pilihan bila barang habis dan aturan DP, karena barang baru dibeli setelah PO ditutup.

Apakah template ini benar-benar gratis?

Ya. Template bisa diunduh tanpa daftar akun dan boleh kamu ubah untuk usaha jastipmu sendiri.